День без сохранения зп. Административные отпуска без сохранения заработной платы: нюансы предоставления

Отпуск без сохранения заработной платы ТК РФ обозначает как право любого сотрудника, реализуемое, за исключением ряда специальных категорий работников, только с согласия работодателя. О нюансах предоставления такого вида отпуска вы узнаете из нашей статьи.

Кому предоставляется отпуск без сохранения заработной платы по Трудовому кодексу РФ?

Заявление о предоставлении отпуска за свой счет может быть подано любым сотрудником и по общему правилу подлежит обязательному согласованию с работодателем (абз. 1 ст. 128 Трудового кодекса РФ от 30.12.2001 № 197-ФЗ). Только волеизъявления сотрудника для возникновения у работодателя обязательства предоставить ему отпуск без содержания недостаточно, за исключением случаев, перечисленных в абз. 3-7 ст. 128 ТК РФ (см. решение Магаданского облсуда от 02.03.2016 по делу № 33-166/2016).

ВАЖНО! Отказ работодателя предоставить сотруднику отпуск за свой счет в ситуациях, регламентированных абз. 3-7 ст. 128 ТК РФ, неправомерен.

Данной нормой для каждой категории таких работников (трудящихся пенсионеров, инвалидов и т. д.) установлен определенный лимит дней в году, в пределах которого работодатель обязан отпустить обратившегося сотрудника в отпуск без содержания независимо от собственного желания.

При этом такая обязанность возникает у работодателя только в том случае, если у него имеются данные о наличии у сотрудника законных оснований требовать отпуска без сохранения зарплаты. Так, суд учел, что истец не сообщил работодателю о своем статусе инвалида, поэтому работодатель не должен был предоставлять этому сотруднику дополнительные льготы и гарантии (решение Ангарского горсуда Иркутской области от 29.12.2015 по делу № 2-9200/2015).

Продолжительность и максимальный срок отпуска без содержания

Длительность отпуска без содержания должна быть согласована обеими сторонами трудового договора (абз. 1 ст. 128 ТК РФ). При этом его максимальный срок законодательством не регламентирован.

Продолжительность отпуска без содержания, указанная для каждой категории работников в абз. 3-7 ст. 128 ТК РФ, не является предельно возможной. Ограничивается только общее количество дней, которые работодатель обязан предоставить сотруднику при наличии соответствующих оснований. Неоплачиваемые дни свыше этих временных рамок даются уже по согласованию с работодателем.

Если лицо имеет право на отпуск без содержания сразу по нескольким основаниям, суммирование дней по каждому из них не производится, т. к. это не предусмотрено ТК РФ. В такой ситуации работодатель обязан предоставить сотруднику отпуск без содержания в пределах его максимальной длительности по одному из оснований.

Образец заявления на отпуск без сохранения заработной платы

Унифицированного образца такого заявления законодательство не предлагает, поэтому оно составляется в произвольной форме с указанием всех значимых реквизитов.

Заявление должно содержать следующую информацию:

должность, Ф.И.О. руководителя организации-работодателя, на имя которого пишется заявление;
должность и Ф.И.О. работника, подающего заявление;
просьбу предоставить отпуск без содержания с указанием его длительности, дат начала и окончания, имеющегося основания (например, в связи с рождением ребенка и т. д.);
дату подачи заявления, подпись заявителя с расшифровкой.

Шаблон заявления можно найти, перейдя по ссылке: Образец заявления на отпуск без содержания .

Как правильно подать заявление на отпуск без сохранения зарплаты?

Судами указывается, что порядок предоставления работникам отпусков должен включать следующие этапы:

направление заявления сотрудником;
его согласование работодателем;
издание приказа о предоставлении отпуска;
ознакомление работника с приказом под расписку.

Отмечается также, что сотруднику еще до ухода надлежит убедиться, что между ним и работодателем достигнуто соглашение об отпуске и его длительности. Самый верный способ в данном случае — ознакомление с соответствующим приказом, подписанным работодателем (см. определение Краснодарского краевого суда от 19.01.2016 по делу № 33-340/16).

Работник признается слабой стороной трудового соглашения и имеет право полагать, что 2-я сторона действует в отношении него добросовестно. Так, суд отметил, что работодатель своим поведением ввел сотрудника в заблуждение относительно согласования заявления на отпуск без содержания и надлежащим образом не уведомил его об отказе. В связи с этим работник имел все основания считать отпуск согласованным. Соответственно, увольнение за прогул было признано неправомерным (см. определение Верховного суда Республики Хакасия от 24.12.2015 по делу № 33-3591/2015).

Не может быть признано прогулом использование трудящимся дней отдыха в ситуации, когда работодатель, игнорируя предписания закона, отказался их предоставить (подп. «д» п. 39 постановления пленума ВС РФ от 17.03.2004 № 2).

Например, работающему пенсионеру достаточно надлежащим образом подать заявление работодателю, чтобы иметь право на отпуск без содержания в установленных ст. 128 ТК РФ пределах, даже если работодатель будет против (см. определение Тульского облсуда от 04.02.2016 по делу № 33-375/2016).

Итак, отпуск без содержания может быть предоставлен любому сотруднику по согласованию с работодателем. За исключением случаев, указанных в абз. 3-7 ст. 128 ТК РФ, когда такой отпуск предоставляется по обращению сотрудника независимо от иных обстоятельств.

Одним из видов отпусков, предоставляемых работникам, является отпуск без сохранения заработной платы, или отпуск за свой счёт, как его часто именуют в обиходе.

Оформление такого отпуска регламентировано главным образом статьёй 128 ТК РФ. Нормой же последнего абзаца этой статьи предусматривается возможность предоставления данного отпуска и в других случаях, предусмотренных Трудовым кодексом РФ, иными федеральными законами либо коллективным договором.

С ежегодным отпуском его объединяет лишь то, что за работником на это время сохраняется место работы (должность). Но в отличие от ежегодного отпуска отпуск без сохранения заработной платы предоставляется без учёта трудового стажа и не оплачивается. Его нужно рассматривать как особую форму социальных гарантий для работников.

Обязательный отпуск

Случаи, когда работодатель обязан предоставить отпуск без сохранения заработной платы по заявлению работника, определены в статье 128 ТК РФ, в некоторых других его статьях, а также в ряде федеральных законов. Помимо этого случаи обязательного предоставления отпуска за свой счёт могут быть предусмотрены и коллективным договором.

Продолжительность предоставляемого отпуска без сохранения заработной платы можно условно поделить на длительный - свыше 20 календарных дней, средний - от 10 до 20 календарных дней и краткосрочный - до 10 календарных дней.

- длительные

Длительный отпуск за свой счёт работодатель должен предоставить:

Работающим инвалидам - до 60 календарных дней в году (абз. 6 ст. 128 ТК РФ);

Участникам Великой Отечественной войны - до 35 календарных дней в году (абз. 3 ст. 128 ТК РФ);

Для подготовки и защиты выпускной квалификационной работы и сдачи итоговых государственных экзаменов в вузе - четыре и два месяца (абз. 8 ст. 173 ТК РФ);

Для сдачи итоговых государственных и итоговых экзаменов в среднем профессиональном заведении - один месяц (абз. 7 ст. 174 ТК РФ).

В первых двух случаях административный отпуск предоставляется работодателем при обращении к нему потенциального отпускника с заявлением о его предоставлении, поскольку копии необходимых документов, подтверждающих инвалидность работника или участие в Великой Отечественной войне, у него имеются.

Основанием для предоставления отпуска за свой счёт работникам - студентам очной формы обучения является справка-вызов утверждённой формы. Форма такой справки-вызова для студентов средних специальных учебных заведений не установлена. В связи с чем могут использоваться формы справки-вызова, предназначенные для обучающихся по заочной и очно-заочной (вечерней) формам, либо справки произвольной формы, подтверждающие факт обучения работника и сроки проведения промежуточной и итоговой аттестации.

Работникам, обучающимся параллельно в двух и более образовательных учреждениях, гарантии и компенсации, связанные с совмещением работы с учёбой, предоставляются только в связи с обучением в одном из этих образовательных учреждений (по выбору работника) (ч. 3 ст. 177 ТК РФ). Предоставление учебных отпусков для такой категории работников в части второго образовательного учреждения может быть предусмотрено в коллективном или трудовом договоре. Причём не исключена вероятность, что предоставляться такой отпуск будет без сохранения за работником заработной платы.

Педагогические работники образовательного учреждения не реже чем через каждые 10 лет непрерывной преподавательской работы имеют право на длительный отпуск сроком до одного года, порядок и условия предоставления которого определяются учредителем и (или) уставом данного образовательного учреждения (ст. 335 ТК РФ). Предоставляется он в соответствии с Положением о порядке и условиях предоставления педагогическим работникам образовательных учреждений длительного отпуска до одного года (утв. приказом Минобразования России от 07.12.2000 № 3570).

Помимо ТК РФ обязанность по представлению работодателем отпуска без сохранения заработной платы закреплена отдельными федеральными законами.

Так, согласно статье 8 Закона РФ от 15.01.93 № 4301-1 «О статусе Героев Советского Союза, Героев Российской Федерации и полных кавалеров ордена Славы» и статье 6 Федерального закона от 09.01.97 № 5-ФЗ «О предоставлении социальных гарантий Героям Социалистического Труда и полным кавалерам ордена Трудовой Славы» работникам - Героям Советского Союза, Героям Российской Федерации, полным кавалерам ордена Славы, Героям Социалистического Труда и полным кавалерам ордена Трудовой Славы предоставляется отпуск без сохранения заработной платы продолжительностью до 3 недель в году.

Работникам - ветеранам боевых действий и военнослужащим, которые перечислены в статьях 16-19 Федерального закона от 12.01.95 № 5-ФЗ «О ветеранах», работодатель по их заявлению должен предоставить отпуск без сохранения заработной платы сроком до 35 календарных дней в году.

Гражданскому служащему по его письменному заявлению в связи с семейными обстоятельствами и иными уважительными причинами решением представителя нанимателя может предоставляться отпуск без сохранения денежного содержания продолжительностью не более одного года (п. 15 ст. 46 Федерального закона от 27.07.04 № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации»).

Аналогичный отпуск такой же продолжительности предоставляется и муниципальным служащим в соответствии со статьёй 21 Федерального закона от 02.03.07 № 25-ФЗ «О муниципальной службе в Российской Федерации».

- средние

Средние по продолжительности отпуска без сохранения заработной платы работодатель обязан предоставить:

Работающим пенсионерам по старости (по возрасту) - до 14 календарных дней в году (абз. 4 ст. 128 ТК РФ);

Родителям и жёнам (мужьям) военнослужащих, погибших или умерших вследствие ранения, контузии или увечья, полученных при исполнении обязанностей военной службы, либо вследствие заболевания, связанного с прохождением военной службы, - до 14 календарных дней в году (абз. 5 ст. 128 ТК РФ);

Работникам, обучающимся в имеющих государственную аккредитацию образовательных учреждениях высшего и среднего профессионального образования по очной форме обучения, совмещающим учёбу с работой для прохождения промежуточной аттестации, - 15 и 10 календарных дней в учебном году (абз. 8 ст. 173, абз. 7 ст. 174

Указанным выше родственникам военнослужащих помимо заявления о предоставлении рассматриваемого отпуска понадобится представить документ, подтверждающий гибель или смерть военнослужащего.

Работающие студенты-очники с заявлением представляют приведённую выше справку-вызов.

Упомянутая статья 173 ТК РФ обязывает работодателя предоставить административный отпуск ещё в двух случаях:

Работникам, допущенным к вступительным испытаниям в образовательные учреждения высшего и среднего профессионального образования, - продолжительностью соответственно 15 и 10 календарных дней;

Работникам - слушателям подготовительных отделений образовательных учреждений высшего профессионального образования для сдачи выпускных экзаменов - 15 календарных дней.

Но в настоящее время приведённые случаи редки, поскольку зачисление в вузы осуществляется на основании баллов, полученных при сдаче ЕГЭ, нет теперь и указанных подготовительных отделений.

Как говорилось выше, основания для обязательного предоставления отпуска без сохранения заработной платы могут быть установлены и коллективным договором. Так, например:

Работнику, имеющему двух или более детей в возрасте до четырнадцати лет;

Работнику, имеющему ребёнка-инвалида в возрасте до восемнадцати лет;

Одинокой матери, воспитывающей ребёнка в возрасте до четырнадцати лет;

Отцу, воспитывающему ребёнка в возрасте до четырнадцати лет без матери, -

коллективным договором могут устанавливаться ежегодные дополнительные отпуска без сохранения заработной платы в удобное для них время продолжительностью до 14 календарных дней (ст. 263 ТК РФ).

Поскольку этот отпуск может быть использован в любое удобное для работника время, то потенциальный отпускник обязан лишь известить работодателя заблаговременно о своём намерении использовать данный отпуск. Поэтому, на наш взгляд, работнику было бы корректнее известить работодателя о времени его использования при составлении графика отпусков на следующий год. Это даст возможность последнему учесть пожелания сотрудника при определении времени предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков другим работникам.

Отпуск может быть присоединён к ежегодному оплачиваемому отпуску либо использован отдельно как полностью, так и по частям. Минимальная продолжительность каждой части отпуска не установлена, поэтому он может быть использован и по одному дню.

Право на такой отпуск у работника возникает с года рождения ребёнка по год исполнения ему 14 или 18 лет включительно. Работникам же, имеющим двух и более детей в возрасте до 14 лет, такой отпуск предоставляется начиная с года рождения второго ребёнка и по год исполнения старшему (из двух детей) ребёнку 14 лет включительно.

Отпуск без сохранения заработной платы предоставляется для создания благоприятных условий для воспитания детей и обеспечения детям благоприятных условий для отдыха. Поэтому перенос его на следующий рабочий год не производится.

Если же коллективным договором указанный отпуск не предусмотрен, то упомянутым работникам отпуск за свой счёт может быть предоставлен только на общих основаниях, то есть в соответствии с частью 1 статьи 128 ТК РФ по соглашению между работником и работодателем (подробнее - см. ниже).

- краткосрочные

Краткосрочный административный отпуск сроком до пяти календарных дней работодатель обязан предоставить работникам в случаях рождения ребёнка, регистрации брака, смерти близких родственников (абз. 7 ст. 128 ТК РФ).

Основанием предоставления перечисленных выше длительных и средней продолжительности административных отпусков служило заявление работника и документ, подтверждающий право работника на обязательность такого представления. При предоставлении же краткосрочных отпусков за свой счёт такого не наблюдается. На момент подачи работником заявления о предоставлении отпуска в указанных случаях он не может представить документы, подтверждающие случившееся событие (свидетельства о рождении, о регистрации брака, о смерти). По логике, работнику желательно представить подтверждающие документы после выхода на работу. Непредставление же их работодателю может повлечь за собой привлечение сотрудника к дисциплинарной ответственности.

Существует туманность в продолжительности периода обязания работодателя по предоставлению такого отпуска.

Отпуск за свой счёт в случае рождения ребёнка необходимо будет предоставлять работнику-отцу. С периодом же его предоставления имеется неопределённость. Так, неясно, когда же должен работодатель предоставить отпуск по заявлению работника, у которого родился ребёнок, - в день родов, или в период, непосредственно следующий за днём родов, или в период, когда работнику необходимо забирать жену из роддома. Не исключена вероятность возникновения осложнений у роженицы, и именно в этот момент новоявленному отцу и понадобятся те положенные ему 5 календарных дней за свой счёт. Полагаем, что в любом из перечисленных случаев работодатель не вправе отказать работающему отцу в предоставлении отпуска без сохранения заработной платы. И всё же возникает вопрос: в какой именно момент заканчивается обязанность работодателя по предоставлению отпуска без сохранения заработной платы работнику в случае рождения ребёнка и, соответственно, у сотрудника такое право переходит из категории «обязательности» в категорию «соглашения сторон»?

Аналогия прослеживается и при предоставлении отпуска за свой счёт в двух оставшихся случаях.

Употреблённое законодателем понятие «близкие родственники» несколько ограничивает права работников и соответственно расширяет права работодателя в части отказа при обращении о предоставлении отпуска без сохранения заработной платы в случае смерти таковых.

Трудовое законодательство не содержит определения понятия «близкие родственники». Следовательно, в таком случае необходимо обратиться к понятиям той отрасли законодательства, которая регулирует отношения между членами семьи, включая близких родственников, а именно - к семейному праву. Понятие «близкие родственники» в семейном праве раскрывается в статье 14 СК РФ. Согласно данной норме семейное законодательство рассматривает в качестве близких родственников только родственников по прямой восходящей и нисходящей линии (родителей и детей, дедушек, бабушек и внуков), а также полнородных и неполнородных (имеющих общих отца или мать) братьев и сестёр.

Для родных брата и сестры общими родителями являются отец и мать либо один из них. Если дети имеют общих родителей, они называются полнородными. Если общим является только один из родителей - неполнородными.

Упомянутая статья 14 СК РФ не относит супругов к близким родственникам. Согласно теории семейного права родство - это кровная связь лиц, основанная на происхождении одного лица от другого или разных лиц от общего родителя. Супруги находятся в состоянии свойства, под которым понимается отношение определённой близости между людьми, возникающее не по непосредственному родству, а из брачного союза. «Свойственниками» для одного из супругов также являются: свёкор и свекровь; тесть и тёща; зять; сноха, невестка; отчим, мачеха, пасынок; родственники супругов между собой. Не подпадают под понятие «близкие родственники» и сводные братья и сёстры - дети каждого из супругов от предыдущих браков.

Таким образом, в случае смерти перечисленных выше лиц работнику остаётся надеяться на благосклонность работодателя либо на незнание им основ семейного права.

Отпуск соответствующей продолжительности

В некоторых случаях законодатель обязал работодателя предоставить отпуск без сохранения заработной платы, точно не определив его продолжительность.

Работодателю, у которого сотрудник работает по совместительству, в случае если на этом месте работы продолжительность его ежегодного оплачиваемого отпуска меньше, чем продолжительность отпуска по основному месту работы, следует предоставить по просьбе работника отпуск без сохранения заработной платы соответствующей продолжительности (ст. 286 ТК РФ). Для корректности оформления такого отпуска работодатель может настоятельно попросить у работника справку с места основной работы с указанием периода предоставляемого ежегодного оплачиваемого отпуска.

Сотрудникам, работающим в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, при полном или частичном соединении ежегодных оплачиваемых отпусков не более чем за два года предоставляется отпуск без сохранения заработной платы на время, необходимое для проезда к месту использования отпуска и обратно (ч. 3 ст. 322 ТК РФ). Такой отпуск надлежит предоставить один раз в два года начиная со второго года работы (12 месяцев непрерывной работы). В дальнейшем работник приобретает право на такой отпуск начиная с четвёртого, шестого и т. д. года работы независимо от времени фактического использования отпуска (п. 38 и 40 Инструкции о порядке предоставления социальных гарантий и компенсаций лицам, работающим в районах Крайнего Севера и в местностях, приравненных к районам Крайнего Севера, в соответствии с действующими нормативными актами, утв. приказом Минтруда РСФСР от 22.11.90 № 2).

Как было показано выше, в случаях обязательного предоставления отпуска без сохранения заработной платы федеральные законы и коллективные договоры, как правило, устанавливают максимальную продолжительность отпуска, который работодатель обязан предоставить. Конкретная продолжительность отпуска может быть и менее этих пределов. И указывается она самим работником в его письменном заявлении.

Если же работник обращается с заявлением о предоставлении отпуска большей продолжительности, чем установлено законом либо коллективным договором, то такое увеличение срока отпуска может иметь место лишь по соглашению сторон.

Отпуск по соглашению

У каждого работника в ходе выполнения трудовых обязанностей могут возникнуть обстоятельства, когда ему необходимо отсутствовать на работе день или несколько дней для решения неотложных личных вопросов. По семейным обстоятельствам и другим уважительным причинам работнику по его заявлению может быть предоставлен отпуск без сохранения заработной платы (ч. 1 ст. 128 ТК РФ). Перечня уважительных причин Трудовой кодекс РФ не содержит. Поэтому причины предоставления отпуска без сохранения заработной платы могут быть разнообразными - от необходимости нахождения дома в связи с проводимыми ремонтными работами специалистами ЖЭКа до поездок к родственникам в связи с различными событиями.

Законодатель в упомянутой норме использовал оборот «может быть предоставлен отпуск». Тем самым он обязал работодателя только рассмотреть заявление сотрудника, оставив ему прерогативу в принятии решения, удовлетворять заявление работника или же отказать ему. На выносимое решение обычно влияют:

Причина, по которой работник просит предоставить ему такой отпуск;

Продолжительность предполагаемого отпуска;

Бесперебойность технологического процесса во время отсутствия работника. Последнее обстоятельство и является главенствующим при принятии решения.

Отметим, что продолжительность отпуска за свой счёт законодательством не определена и не ограничена. Следовательно, работник может просить о предоставлении отпуска за свой счёт продолжительностью как один день, так и год. Конкретный срок определяется в той или иной ситуации в зависимости от приведённых выше обстоятельств, на взаимоприемлемой основе по договорённости между сторонами трудового договора, то есть между работником и работодателем.

Оформление отпуска

О каком бы виде отпуска за свой счёт речь ни шла, прежде всего работник должен подать письменное заявление о его предоставлении. В нём должны быть указаны вид отпуска, его продолжительность и причина, по которой работник просит его предоставить. При этом, если речь идёт о необязательном отпуске, это может быть и общая формулировка, к примеру «по семейным обстоятельствам». Однако если речь идёт об отпуске, предоставить который работодатель обязан, то причину ухода в отпуск необходимо конкретизировать.

После рассмотрения заявления работника оформляется приказ на предоставление отпуска без сохранения заработной платы.

С 1 января 2013 года формы первичных учётных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм, не являются обязательными к применению (п. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.11 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте»). В то же время организации вправе продолжать использовать унифицированные формы первичных учётных документов, закрепив это в своей учётной политике (информация Минфина России № ПЗ-10/2012 «О вступлении в силу с 1 января 2013 г. Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ „О бухгалтерском учёте"»).

В случае использования унифицированной формы № Т-6 (утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.04 № 1) при представлении административного отпуска заполняются разделы «Б» и «В» формы. И данные, вносимые в раздел «В», повторяют численные показатели раздела «Б». Если же отпуск за свой счёт объединяется с ежегодным оплачиваемым, то в указанной форме заполнению подлежит также и раздел «А».

В табеле учёта рабочего времени отпуск без сохранения заработной платы, предоставляемый работнику:

По разрешению работодателя - отражается кодами «ДО» или «16»;

При условиях, предусмотренных действующим законодательством РФ, - кодами «ОЗ» или «17».

Работник, находящийся в отпуске за свой счёт, может в любое время прервать его и выйти на работу. О таком намерении сотрудник должен заранее сообщить работодателю. Возможен и обратный вариант. Работодателю по производственной необходимости понадобится присутствие на рабочем месте сотрудника, находящегося в отпуске без сохранения заработной платы.

Вопрос отзыва из отпуска регулируется статьёй 125 ТК РФ. Однако речь в ней идёт об отзыве из ежегодного оплачиваемого отпуска. В облюбованной же нами статье 128 ТК РФ вопрос об отзыве из отпуска без сохранения заработной платы не затрагивается. И этому есть свои причины. В подавляющем большинстве случаев отпуск без сохранения заработной платы - это вынужденная необходимость для работника при наступлении определённых жизненных обстоятельств (например, рождение ребёнка, смерть близкого родственника, промежуточная аттестация в образовательном учреждении и др.). И отзывать работника из такого отпуска ни у одного работодателя рука не поднимется.

Продолжительность же длительных обязательных отпусков, предоставляемых различным категориям работников, значительна. И вопрос об отзыве из отпуска без сохранения заработной платы должен решаться, на наш взгляд, в таком же порядке, что и при отзыве из ежегодного оплачиваемого отпуска. Иными словами, отзыв из отпуска возможен только с согласия работника.

Следовательно, для того чтобы оформить отзыв из отпуска, работодатель должен подготовить соответствующее обоснование, а затем получить письменное согласие работника на отзыв. После получения согласия на отзыв можно подготовить приказ об отзыве. Также можно заручиться согласием работника на отзыв в устной форме (например, переговорив с ним по телефону), а затем подготовить приказ, на котором работник впоследствии распишется о своём согласии прервать отпуск. Поскольку на законодательном уровне процедура отзыва из отпуска не установлена, то допускаются различные варианты его оформления. Главное, чтобы были соблюдены требования закона о получении согласия работника на отзыв из отпуска.

Как было сказано выше, за работником, находящимся в отпуске без сохранения заработной платы, сохраняется место работы (должность). В этот момент работодатель не вправе по своей инициативе (за исключением случая ликвидации организации либо прекращения деятельности индивидуального предпринимателя) уволить сотрудника (ст. 81 ТК РФ).

Время нахождения в таком отпуске засчитывается:

В общий и непрерывный трудовой стаж работника, а также

В стаж работы, дающий право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск, если продолжительность такого отпуска не превысила 14 календарных дней в течение рабочего года (абз. 6 ст. 121 ТК РФ).

Следовательно, если работник в течение рабочего года брал отпуск без сохранения заработной платы продолжительностью более 14 календарных дней либо несколько кратковременных отпусков, суммарная продолжительность которых в рабочем году превысила 14 календарных дней, то дата окончания соответствующего рабочего года, за который работнику предоставляется ежегодный оплачиваемый отпуск, отодвинется на соответствующее количество дней отпуска без сохранения заработной платы.

___________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Пример. Рабочий год у сотрудника начинается 28 августа. За период с 28 августа 2012 года по 27 августа 2013 года работник трижды находился в отпуске за свой счёт: с 9 по 18 января, с 6 по 8 мая и с 13 по 21 июня.

В первом случае отпуск без сохранения заработной платы продолжался 10 календарных дней, во втором - 3 календарных дня, в третьем - 9 календарных дней. Таким образом, общая продолжительность такого отпуска в рабочем году работника составила 22 календарных дня (10 + 3 + 9). И она превысила предельные 14 календарных дней, учитываемых в стаже работника на предоставление очередного ежегодного оплачиваемого отпуска. На превысившее количество дней - 8 дн. (22 - 14) - увеличивается продолжительность рабочего года работника. Таким образом, его окончание приходится на 4 сентября 2013 года.

_________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Исходя из этого каждый предоставленный работнику отпуск без сохранения заработной платы желательно отражать в личной карточке работника (унифицированная форма № Т-2). При «накоплении» работником дней отдыха (в результате суммирования отпусков без сохранения заработной платы) свыше упомянутых 14 календарных дней на их совокупность следует увеличить продолжительность текущего рабочего года.

Для корректности, на наш взгляд, информацию о таком обязательном действии работодателя целесообразно доводить до всех сотрудников, пожелавших пойти в отпуск за свой счёт.

Дни неоплачиваемого отпуска исключаются из расчётного периода при исчислении среднего заработка (подп. «е» п. 5 Положения об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утв. постановлением Правительства РФ от 24.12.07 № 922). Не засчитываются они и в испытательный срок, установленный при приёме на работу (ст. 70 ТК РФ, письмо Роструда от 25.04.11 № 1081-6-1).

Поскольку время нахождения в отпуске за свой счёт относится к периоду работы по трудовому договору, то оно учитывается при исчислении величины страхового стажа для определения размеров пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам (п. 2 Правил подсчёта и подтверждения страхового стажа для определения размеров пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, утв. приказом Минздравсоцразви-тия России от 06.02.07 № 91).

Если в период отпуска за свой счёт работник заболел, за дни такого отпуска пособие по временной нетрудоспособности ему не выплачивается. Оплата временной нетрудоспособности в этом случае осуществляется только со дня, когда он должен был приступить к работе (подп. 1 п. 1 ст. 9 Федерального закона от 29.12.06 № 255-ФЗ «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством»).

Нахождение работника в отпуске без сохранения заработной платы в течение квартала обязывает работодателя-страхователя внести в таблицу «Период работы за последние три месяца отчётного периода» формы СЗВ-6-4 «Сведения о сумме выплат и иных вознаграждений, о начисленных и уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование и страховом стаже застрахованного лица» даты начала и окончания такого (таких) отпуска (отпусков), указав в графе «Особые условия труда (код)» код «АДМИНИСТР».

Не часто, но всё же случается, что работник увольняется после длительного периода его нахождения в отпуске без сохранения заработной платы. Поскольку практически весь период нахождения в таком отпуске исключается из стажа работы, дающего право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск (он заведомо превышает упомянутые 14 календарных дней в течение рабочего года), то при увольнении работодатель должен будет выплатить сотруднику компенсацию только за те неиспользованные дни ежегодного оплачиваемого отпуска, право на которые работник приобрёл до ухода в отпуск без сохранения заработной платы.

ВАЖНО:

Статья 128 ТК РФ делит случаи предоставления работникам отпусков за свой счёт на две группы, когда работодатель:

Обязан предоставить отпуск по заявлению работника;

Вправе (но не обязан) предоставить отпуск работнику по его заявлению.

Право на отпуск без сохранения заработной платы имеют все студенты очной формы обучения.

Работодатель должен предоставить административный отпуск супругам военнослужащих, в случае если продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска у них меньше продолжительности отпуска военнослужащего (п. 11 ст. 11 Федерального закона от 27.05.98 № 76-ФЗ «О статусе военнослужащих»). Причём отпуск им по их желанию предоставляется одновременно с отпуском военнослужащих.

Отпуск без сохранения заработной платы для проезда к месту использования отпуска и обратно является целевым. Поэтому он не сохраняется, если работник им своевременно не воспользовался.

Для того чтобы оформить отзыв из отпуска, работодатель должен подготовить соответствующее обоснование, а затем получить письменное согласие работника на отзыв. После получения согласия на отзыв можно подготовить приказ об отзыве.

В некоторых регионах Российской Федерации сохранена ранее принятая законом «О ветеранах» (подп. 3 п. 2 ст. 22 закона № 5-ФЗ в редакции до 01.01.05) льгота по предоставлению работникам, имеющим звание «Ветеран труда», отпуска без сохранения заработной платы сроком до 30 рабочих дней в году.

Для предоставления административного отпуска работающий пенсионер к письменному заявлению прилагает копию своего пенсионного удостоверения.

Иван БОГАТЫЙ, аудитор

В трудовом праве такого понятия, как отпуск за свой счет, не существует. Но именно так мы говорим, когда подразумеваем: это будут дни отдыха, которые не оплачиваются. При этом через оговоренное время человек вернется на свою работу.

Как закон трактует термин

Трудовой кодекс Российской Федерации обозначает это понятие как «отпуск без сохранения заработной платы». Так же именуется статья 128 ТК РФ, входящая в главу 19 «Отпуска». Его называют еще «административный отпуск», «неоплачиваемый отпуск», «отпуск без содержания», хотя ни одного из этих понятий ТК РФ не содержит. Такое разнообразие терминов возникло вследствие того, что на протяжении последней четверти века наше законодательство о труде претерпело изрядные изменения. Мы будем оперировать всеми способами наименования данного правоотношения, ведь вопросы терминологии работника волновать не должны. А кадровики и руководители, как правило, легко понимают, о чем идет речь.

Отдых за свой счет определяется условиями, по которым он предоставляется, и сроком, на который он дается. Бессрочным админотпуск быть не может.

Оформив отпуск без сохранения заработной платы, сотрудник будет свободен от работы в предоставленные дни, рабочее место за ним сохранится, но денег за этот период он не получит. Законодатель указывает в качестве основания такой отлучки семейные обстоятельства или другие уважительные причины. Некоторая расплывчатость формулировки не дает нам возможности сказать точно, что же может случиться такого в личной жизни работника или его родных. Потому зачастую работодатель в свою пользу трактует обязанность дать отдых сотруднику за его счет. Проще говоря, заявление не подписывает. И не всегда это правомерно.

Кому нельзя отказать в административном отпуске

В ТК РФ указаны категории работников, имеющие право на отдых без сохранения заработной платы. В первую очередь это участники Великой Отечественной войны, которым положено до 35 календарных дней отпуска без сохранения заработной платы в году. Вот классический пример нормы права, которая регулирует устаревшие правоотношения, ведь каждый из нас понимает, что работающих ветеранов ВОВ сейчас нет и быть не может.

Работающим пенсионерам по возрасту разрешается взять административный отпуск до 14 календарных дней в году. Столько же в законе позволяется отдыхать без содержания членам семьи (родителям, мужьям, женам) военнослужащих, сотрудников противопожарной службы и ОВД, таможенных органов, ФСИН, которые умерли вследствие ранений или контузий при прохождении службы. Данные нормы – дополнительная поддержка для социально незащищенных категорий граждан. А вот работающим инвалидам, которых также можно отнести к данной группе, позволяется давать без сохранения зарплаты до 60 календарных дней в году.

Закон разрешает брать отпуск за свой счет любым категориям трудящихся, если они:

регистрируют брак;
у них родился ребенок;
умер близкий родственник.

В этих случаях можно взять до 5 дней без содержания. Данные поводы для работодателей обычно выглядят достаточно уважительными, и в отдыхе без сохранения заработной платы сотруднику не отказывают. Перечисленные категории работников и число дней административного отпуска указаны в статье 128 ТК РФ. Еще там говорится, что другими федеральными законами, а также на предприятии могут быть предусмотрены иные случаи возможности взять дни без содержания. Коллективные договоры зачастую включают норму о предоставлении отпуска за свой счет в случае проводов ребенка в первый класс или летний лагерь отдыха.

Сотрудники, ухаживающие за несовершеннолетними детьми или детьми-инвалидами, имеют право на освобождение от работы продолжительностью до 14 дней, о чем говорится в статье 263 ТК РФ. Но эта норма опять отсылает нас к колдоговору, так как именно в нем дозволяется данное право прописать. Это еще раз доказывает, что коллективный договор может быть эффективной формой взаимодействия работника и работодателя, выгодной обеим сторонам.

Другие документы, дающие разрешение на отпуск за свой счет

Закон РФ «О статусе Героев Советского Союза, Героев Российской Федерации и полных кавалеров ордена Славы», Федеральный закон «О предоставлении социальных гарантий Героям Социалистического Труда и полным кавалерам ордена Трудовой Славы» позволяют указанным в них категориям граждан брать до трех недель отпуска без содержания в удобное для них время. Ветераны боевых действий на территории других государств, в том числе и инвалиды, могут быть свободными от работы от 36 до 60 дней в году. Это разрешается Федеральным законом №5 от 12.01.1995 (ред. от 07.03.2018) «О ветеранах».

Статьи 173 и 174 ТК РФ позволяют оформлять админотпуска сроком на 15 календарных дней для поступления в вузы и промежуточной аттестации. При этом особо оговаривается, что высшее учебное заведение должно иметь государственную аккредитацию по программам бакалавриата, специалитета или магистратуры. Для подготовки к госэкзаменам и написания выпускной квалификационной работы (в просторечии – диплома) государство гарантирует студентам четыре месяца отпуска без сохранения заработной платы. Для сдачи итоговых государственных экзаменов, в некоторых вузах заменяющих дипломирование, дается один месяц.

Как такой отдых влияет на стаж

Если отпуск без сохранения заработной платы занимает не более 14 дней в году, то входит в период, дающий право на ежегодный оплачиваемый отпуск. Об этом прямо говорит статья 121 Трудового кодекса. И в законе указывается, что работающим инвалидам и ветеранам боевых действий в расчетный период включат максимальный срок админотпуска – до 60 дней.

Также в ТК РФ существует норма о длительном (до года) отпуске для педагогов. Но есть условие: если они были заняты педагогической деятельностью не менее 10 лет (статья 335 Трудового кодекса). Такое длительное освобождение от работы без содержания предусматривается законом, хотя коллективные договоры педагогических организаций могут включать иные положения.

Порядок предоставления отдыха без оплаты и его длительность для различных категорий работников могут быть также предусмотрены, помимо федеральных законов, локальными нормативными актами региона либо конкретной организации.

Основания предоставления отпуска за свой счет

Тут важны буква закона и инициатива работающего быть свободным от трудовой деятельности на некий период. Порядок и срок могут определяться юридическим фактом (например, рождением ребенка или смертью близкого родственника). Если же решил взять , то удобное ему время определяет он сам.

Взаимоотношения «работник – работодатель» достаточно вариативны. И, кроме писаных закона и подзаконных актов, есть простые человеческие отношения, которых имеет смысл придерживаться. Ответственный человек не станет просить освобождение от работы во время аврала, а не менее ответственный работодатель, заинтересованный в сотрудниках с высшим образованием, не откажет в учебном отпуске сотруднику-студенту.

Если отпуск без сохранения заработной платы просит работник из категории, четко указанной в законе, начальник не вправе отклонить заявление. Но работодатель может отказать сотруднику в предоставлении дней за свой счет, если сочтет причину неуважительной. В Трудовом кодексе не определен перечень уважительных факторов и семейных обстоятельств. И законодателю стоило бы обратить внимание на данную норму в целях ее конкретизации в изменяющемся правовом поле. Например, мы оформляем визы на выезд за границу, посещаем МФЦ с разнообразными целями, записываем детей в детские учреждения, можем быть вызваны свидетелем в суд, и т. д. И на всё это нужно время.

Отпуск без содержания по инициативе работодателя

Такой вариант бывает обусловлен создавшимися в трудовом процессе условиями. У сотрудника «по вине работодателя» может возникнуть простой, отстранение от работы. Люди называют подобное «вынужденным отпуском», хотя такого понятия ТК РФ тоже не содержит.

Ситуации	Особенности
Простой.	Временная приостановка работы на действительный период времени, возникшая по вине работодателя или вследствие обстоятельств, исключающих его вину. Оплата: в первом случае – не менее 2/3 зарплаты работника, во втором – не меньше 2/3 ставки, оклада, рассчитанных пропорционально времени простоя. Справедливости ради надо сказать, что простой может быть и по вине работника. В таком случае он не оплачивается совсем. Простой с натяжкой назвать можно отпуском, ведь о его времени невозможно договориться заранее. Вопросы регулирования решаются исходя из положений локальных трудовых актов на конкретном предприятии.
Отстранение сотрудника от работы.	Человек появился на рабочем месте в состоянии алкогольного или наркотического опьянения. Сотрудник может быть отстранен от работы, если получил соответствующее медицинское заключение либо не прошел обязательный медосмотр. Вариантов отстранения довольно много, но важно, что человек не допускается к работе, пока причина не будет устранена.
.	Работника могут незаконно уволить или отстранить от работы. Однако статья 234 ТК РФ позволяет ему доказать незаконность действий работодателя, и в таком случае дни вынужденного прогула будут сотруднику оплачены. Эти дни также войдут в стаж, дающий право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск.

Может возникнуть ситуация недофинансирования. Тогда работодатель станет давить на работника, чтобы тот ушел в отпуск без сохранения заработной платы. Если между сторонами возможен диалог, они отнесутся к требованиям друг друга с пониманием.

Сотруднику вынужденный отдых по вине работодателя невыгоден, как минимум, по двум причинам.

Если он превысит 14 дней, то не войдет в стаж для исчисления ежегодного оплачиваемого отпуска, о чем говорится в статье 121 ТК РФ.
Если во время вынужденного простоя работник возьмет больничный, тот не будет оплачен (п.п. 1 п. 1 ст. 9 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ «Об обязательном социальном страховании на случай временной трудоспособности и в связи с материнством»).

Важно знать: в большинстве ситуаций работодатель не должен требовать, чтоб работник взял отпуск без содержания. Принуждения незаконны и наказываются согласно нормам административного права. Это может быть штраф, накладываемый на должностное или юридическое лицо, индивидуального предпринимателя.

Законодательством гарантируется работнику право на отдых. Оно реализуется предоставлением установленного числа дней в году за определенное время фактической работы. Однако, возможно у работника возникнет необходимость в получении дней отдыха дополнительно. Тогда он с согласия работодателя может уйти в отпуск без сохранения заработной платы.

Отпуск без сохранения заработной платы может быть оформлен сотрудником путем подачи на имя руководства компании соответствующего заявления.

Только когда директор отразит на нем свою разрешительную визу, тогда данному человеку может быть предоставлено указанное время отдыха. В этот период за ним остается его прежнее место работы, но никаких начислений не производится.

Чтобы администрация разрешила уйти в отпуск за свой счет, необходимо, чтобы у работника была уважительная причина. Очень часто для ее подтверждения нужно вместе с заявлением предоставить также документы, которые подтверждают обоснованность поданной сотрудником просьбы об отпуске.

Администрация должна рассмотреть просьбу, и даже при наличии всех представленных документов и уважительности причины, по которой работающий на предприятии человек запрашивает отпуск, она имеет право отказать. Часто с это связано с недопущением нарушения производственного процесса.

Внимание! Если директор не даст своего согласия на дни отдыха без начисления зарплаты, а сотрудник все же не выйдет на работу, это время будет считаться прогулом, а вследствие этого за данное нарушение последуют соответствующие взыскания. Крайней мерой будет являться .

Руководство компании определяет и продолжительность предстоящего отпуска без сохранения зарплаты. Однако, в случаях, зафиксированных в нормативных актах, получение разрешения от работодателя данный период необязательно, достаточно в качестве уведомления подать заявление на отпуск без сохранения заработной платы.

В каком случае работодатель не может отказать в отпуске за свой счет

Нормативными актами перечислены ситуации при которых работнику необходимо предоставить отпуск без зарплаты.

К таким ситуациям относятся:

При появлении в семье сотрудника компании новорождённого - документ о рождении ребенка.
В случае вступления сотрудников фирмы в брак - документ о бракосочетании.
Когда умирает близкий член семьи - свидетельство о смерти.

В каждой из этой ситуации работающему на предприятии положен отпуск без оплаты длительностью пять дней.

Отдельные категории работающих граждан могут воспользоваться дополнительным неоплачиваемым отдыхом в соответствии с законодательством. Получать в этих случаях согласия от администрации не надо.

К ним относятся:

Работающим пенсионерам - данная категория имеет право на 14 дней такого периода в течение одного года.
Лицам, участвовавшим в ВОВ - они могут рассчитывать на отпуск без содержания длительностью 35 дней.
Сотрудникам, у которых есть группа инвалидности - для них время отпуска без оплаты может составлять до 60 дней за один год.
Работникам, которые являются членами семьи военнослужащих, погибших или умерших при выполнении служебных заданий - отпуск за без оплаты для данной категории может иметь длительность 14 дней.
В ситуациях прямо указанных в федеральном законодательстве. К примеру, при совмещении работы и обучения по очной форме, если у работника несколько работодателей, при осуществлении ухода за детьми и т. д.

Сам работодатель в своих нормативных актах может предусматривать ситуации, когда его сотрудникам могут предоставляться дополнительно периоды отпуска без содержания. В таких ситуациях, когда случай работника подпадает на указанный в , администрация также обязана предоставить дни отдыха этому сотруднику.

Льготные категории граждан имеют право оформлять отпуск без оплаты на весь предусмотренный период, или же разбивать его частями в течение года. При этом суммарно должно соблюдаться установленное число дней отпуска без оплаты. Допускается его превышение для этих категорий, но для этого тогда придется получать согласие руководства.

Внимание! Сотрудник может относится к нескольким льготным категориям, но тогда продолжительность отпуска не должна суммироваться. Как правила, такие работники выбирают наиболее выгодные условия.

Отпуск без содержания по инициативе работника: максимальный срок в 2018 году

При определении длительности такого отдыха, необходимо принимать во внимание то, что отпуск без сохранения заработной платы ТК РФ максимальный срок не устанавливается.

Сотрудник фирмы в своем заявлении, которое он составляет с просьбой на имя руководителя, указывает желаемое им количество дней предстоящего отдыха. Директор, изучив причины запрашиваемого отпуска и приняв во внимание сложившуюся производственную обстановку, может либо согласиться на указанную продолжительность или же установить свою.

Действующая практика показывает, что количество времени отпуска без оплаты устанавливается путем согласования между администрацией и сотрудниками.

В некоторых случаях положения отдельных федеральных законов могут ограничивать число дней отпуска без начисления зарплаты. К примеру, служащие государственных и муниципальных органов не могут брать подобный период длительностью больше одного года.

Внимание! Кроме этого, нормативные акты определяют, что отпуск без сохранения заработной платы более 14 календарных дней не включается в состав трудового стажа, дающего право на оформление оплачиваемого отпуска.

Может ли работодатель по свой инициативе отправить работника в отпуск за свой счет

Очень часто, когда в организации начинаются финансовые проблемы, или снижаются объемы производства, администрация принимает решение отправить часть работников в отпуска без содержания, и тем самым сэкономить средства. Ведь простои, которые возникают по вине самого работодателя, должны также им оплачиваться по нормам, установленным ТК.

Как правило, директор вызывает к себе необходимого работника, и в устной форме предлагает ему на данный период составить заявление на отпуск без выплаты зарплаты.

Однако, администрации нужно помнить, что принуждать сотрудников предприятия к написанию подобного рода заявлений законом категорически запрещено.

Если работник в дальнейшем сможет доказать, что его заставили написать заявление и уйти в отпуск без его желания, то к администрации компании понесет соответствующее наказание, а также необходимо будет начислить и выплатить работнику зарплату за все те дни, когда он находился в вынужденном отпуске.

Внимание! Еще одна ситуация, при которой администрация может предложить написать заявление на отдых задним числом - когда ценный сотрудник допустил прогул, либо неявку на работу без наличия на это подтверждающих документов.

Это даст возможность закрыть дни отсутствия без применения к работнику мер дисциплинарного воздействия. В этом случае для получения отпуска без начисления оплаты за него, также необходимо составить заявление на имя директора.

Этот шаг является очень привлекательным для виновного работника - он ни только не получит наказания, но также и сохранит свое место работы. Однако, руководству в этом случае нужно знать, что уволить в дальнейшем за этот прогул будет уже нельзя, поскольку документально на бумаге он оформлен не будет, а по табелю этот сотрудник отсутствовал на месте по разрешению администрации.

Включаются ли выходные или праздничные дни

Порой кадровые специалисты допускают ошибки при отметке дней отдыха без выплаты зарплаты в табеле учета времени. Это возникает из-за того, что ТК напрямую не указывает, можно ли применять правила, установленные для обыкновенных отпусков, и в этой ситуации.

Большинство вопросов возникает из-за того, что кадровик не знает, нужно ли учитывать выходные и праздники в составе такого отпуска.

Праздники учитывать нужно. Это исходит из того, что правила по учету в составе отпусков праздничных дней установлены только для стандартного , а также дополнительного.

В отношении дней, признаваемых выходными, ТК не содержит каких-либо исключений и при определении периодов ежегодного и дополнительного отпусков. Значит, что это правило будет распространяться и для оплачиваемого, и для неоплачиваемого времени отдыха.

Таким образом, когда кадровый специалист определяет продолжительность отдыха без оплаты этих дней, то ему нужно считать в его составе как выходные дни, так и праздничные.

Важно помнить, что от числа дней неоплачиваемого отпуска зависит период предоставления оплачиваемого. ТК устанавливает, что только 14 неоплаченных дней можно ежегодно включать в период ежегодного отпуска. Если же работнику нужно получить большее время, то все дни свыше 14-ти будут передвигать вперед день завершения рабочего года.

Внимание! Но в такой ситуации можно применять одну хитрость. Закон не запрещает разбивать отпуск без оплаты на любое количество мелких частей. Этим можно воспользоваться, исключив из запрашиваемого периода все выходные и праздники - весь в эти дни работник и так будет отдыхать.

Применить это можно следующим образом. Работник оформляет два заявления на отпуск, в каждый из которых вносит период с понедельника по пятницу. В результате он получает на отдых две полные недели, но документально будут оформлены только 10 дней. Причем у него еще остаются 4 невостребованных дня, которые он может взять в дальнейшем.

Порядок оформления отпуска сотрудника за свой счет в 2018 году

Шаг 1. Сотрудник предоставляет заявление

Когда работнику нужно отправиться в отпуск за свой счет, им на имя администрации фирмы составляет и подает . Документ можно составить на листе бумаги от руки, или использовать шаблон, который разработан кадровым отделом. При использовании шаблона обычно нужно просто внести сведения о себе в его пустые графы.

Составленное заявление должно включать в себя следующие сведения:

Причину, по которой работнику понадобился дополнительный отдых;
Дата начала отдыха;
Его длительность в календарных днях.

Поскольку получение сотрудником такого отпуска является решением администрации, причину в документе нужно обязательно указать. Даже если она личная, и сообщать кому-то ее не хочется.

Однако если это все же происходит нужно помнить, что такая информация относится в личным данным, а потому должна обрабатываться и храниться согласно закону. За ее разглашение может наступать уголовная ответственность. Не стоит также указывать придуманную причину - если администрация сочтет ее неуважительной, то в отпуске может быть отказано.

Внимание! Если отпуск запрашивается из-за наступления какого-либо события, то нужно приложить в нему копии подтверждающих это документов. К ним относятся копии свидетельств о рождении, смерти, справки из государственных органов либо других организаций и т. д.

Если на момент подачи заявления у работника такие документы отсутствуют, но он точно знает, что они появятся у него в дальнейшем, необходимо указать на бланке конкретную дату, к которой он сможет их предоставить.

Шаг 2. Составить приказ на отпуск

После того, как директор одобрил предоставление отпуска работнику путем проставления визы на заявлении, этот документ нужно вернуть в кадровый отдел. Там на его основании нужно издать распоряжение на отпуск.

Для этой операции можно применить стандартный , или, если период отдыха предоставляется сразу нескольким сотрудникам, Т-6а. Также приказ можно оформить на фирменном бланке произвольно.

При применении стандартного бланка, информацию об отпуске нужно заносить в раздел «Б», а раздел «А» нужно оставить незаполненным. В качестве наименования периода отпуска записывается «Отпуск без сохранения заработной платы». В этом разделе отражается количество дней, на которые он выдается.

В разделе «В» нужно будет продублировать информацию из предыдущего раздела, но при этом также указать период дней, в которые работник будет отдыхать.

В графу «Основание» записываются сведения о предоставленном заявлении.

Шаг 3. Дать работнику приказ на ознакомление

После того, как бланк приказа полностью оформлен, его должен подписать руководитель фирмы. Далее документ передается работнику на ознакомление с ним. Ему необходимо прочитать его содержимое, и затем поставить свою подпись в специально предназначенной графе.

Шаг 4. Отметка об отпуске в личной карточке

Открывается инспектором по кадрам при оформлении нового сотрудника, и содержит сведения о нем за весь период выполнения трудовых обязанностей в компании.

Для этой цели предлагается стандартизированная форма Т-2, но при этом закон разрешает также разработать свою форму документа. Сведения о предоставляемых отпусках следует указывать в разделе «VIII Отпуск».

В предназначенную для этого таблицу записываются:

Наименование отпуска (по приказу);
Длительность в днях;
Даты, когда отпуск начинается и заканчивается;
Данные распоряжения на отпуск.

Внимание! Если в отпуск без сохранения заработной платы разрешается уйти простому работнику, то графы с отметкой периода предоставления не заполняются. Если же сотрудник, который берет период отдыха без оплаты, делает это на основании положений законодательства, то в эти графы нужно записывать первый и заключительный дни календарного года.

Производить ознакомление работника с данными, которые записаны в карточку, не нужно.

Шаг 5. Отметка об отпуске в табеле учета

Для того, чтобы ежедневно фиксировать появление либо неявку работника на его месте работы предназначен . Отметки в них вносятся на основании первичных документов.

Отпуск без сохранения заработной платы в табеле учета рабочего времени нужно указывать на основании оформленного приказа на отпуск.

Те дни, которые по документы сотрудник будет отсутствовать на работе, нужно отметить так:

Если отпуск за свой счет предоставлен по согласованию с руководителем - ставится символ «ДО» либо код цифрами 16.
Если отпуск предоставлен исходя из случаев, установленных законом - ставится символ «ОЗ» либо код цифрами 17.

Внимание! Кадровику нужно принимать во внимание, что при проставлении в табеле отметок об отпуске без оплаты, нужно включать в него не только рабочие дни, но также выходные и праздничные.

Бывает, что семейные обстоятельства или какие-либо другие уважительные причины (проводы сына в армию, карантин в детском саду и т. д.) вынуждают сотрудника обратиться к руководству фирмы с письменным заявлением отпустить его в отпуск без сохранения зарплаты. Начальство может по своему усмотрению либо удовлетворить эту просьбу, либо нет. В положительном случае количество дней такого освобождения от трудовых обязанностей определяется по соглашению сторон. Дело в том, что при упомянутых обстоятельствах предоставление неоплачиваемого отпуска является правом работодателя, а не его обязанностью (ч. 1 ст. 128 ТК РФ).

Случаи, когда сотруднику не может быть отказано в отпуске без сохранения зарплаты, перечислены в таблице.

Случаи обязательного предоставления работнику неоплачиваемого отпуска и его продолжительность

Случай	Продолжительность отпуска	Статья закона
У работника родился ребенок или умер близкий родственник	до пяти календарных дней	Ст. 128 ТК РФ
Работник регистрирует брак	до пяти календарных дней
Работник является инвалидом	до 60 календарных дней в году *

Работник – пенсионер по старости (по возрасту)	до 14 календарных дней в году
Работник является родителем, женой (мужем) военнослужащего, сотрудника органов внутренних дел, федеральной противопожарной службы, таможенных органов, сотрудника учреждений и органов уголовно-исполнительной системы, погибшего или умершего вследствие ранения, контузии или увечья, полученных при исполнении обязанностей военной службы (службы), либо вследствие заболевания, связанного с прохождением военной службы (службы)	до 14 календарных дней в году
Работник совмещает трудовую деятельность с получением высшего образования по программам бакалавриата, специалитета или магистратуры или поступает на обучение по названным образовательным программам:
	15 календарных дней	Ст. 173 ТК РФ
– работник является слушателем подготовительных отделений образовательных организаций высшего образования	15 календарных дней для прохождения итоговой аттестации
– работник обучается по упомянутым выше программам по очной форме обучения и совмещает получение образования с работой	– 15 календарных дней в учебном году для прохождения промежуточной аттестации; – четыре месяца для подготовки и защиты выпускной квалификационной работы и сдачи итоговых государственных экзаменов; – один месяц для сдачи итоговых государственных экзаменов
Работник совмещает трудовую деятельность с получением среднего профессионального образования или поступает на обучение по образовательным программам такого образования:
– работник допущен к вступительным испытаниям	10 календарных дней	Ст. 174 ТК РФ
– работник осваивает имеющие государственную аккредитацию образовательные программы среднего профессионального образования по очной форме обучения и совмещает получение образования с работой	– 10 календарных дней в учебном году для прохождения промежуточной аттестации; – до двух месяцев для прохождения государственной итоговой аттестации	Ст. 174 ТК РФ
Работник осуществляет уход за детьми **
Работник имеет двух или более детей в возрасте до 14 лет	до 14 календарных дней	Ст. 263 ТК РФ
Ребенок работника в возрасте до 18 лет является инвалидом
Работник – одинокая мать, воспитывающая ребенка в возрасте до 14 лет
Работник – отец, воспитывающий ребенка в возрасте до 14 лет без матери
Работник является совместителем, и продолжительность его ежегодного оплачиваемого отпуска меньше, чем длительность отпуска по основному месту работы		Ст. 286 ТК РФ
Работник – доверенное лицо политической партии или кандидата	на период осуществления своих полномочий	П. 4 ст. 55 Федерального закона от 22.02.2014 № 20-ФЗ
Работник – инвалид войны	до 60 календарных дней в году	Подп. 17 п. 1 ст. 14 Федерального закона от 12.01.1995 № 5-ФЗ
Работник – участник Великой Отечественной войны	до 35 календарных дней в году	Подп. 13 п. 1 ст. 15 Федерального закона от 12.01.1995 № 5-ФЗ
Работник участвует в охране общественного порядка, поэтому является народным дружинником и внештатным сотрудником полиции		П. 3 ст. 26 Федерального закона от 02.04.2014 № 44-ФЗ
Работник является членом избирательной комиссии на выборах в органы местного самоуправления	на время исполнения возложенных на него обязанностей	Ст. 11 Федерального закона от 26.11.1996 № 138-ФЗ
Работник является кандидатом в органы местного самоуправления	со дня регистрации кандидата до дня официального опубликования общих итогов выборов	Ст. 24 Федерального закона от 26.11.1996 № 138-ФЗ
Работник является членом избирательной комиссии с правом совещательного голоса на выборах Президента РФ либо кандидатом в Президенты РФ	со дня регистрации кандидата Центральной избирательной комиссией РФ до дня официального опубликования результатов выборов Президента РФ в любой день и на любое время в течение этого срока	П. 3 ст. 16, п. 1 ст. 42 Федерального закона от 10.01.2003 № 19-ФЗ
Работник является добровольным пожарным территориальных подразделений добровольной пожарной охраны	до 10 календарных дней в году	П. 7 ст. 18 Федерального закона от 06.05.2011 № 100-ФЗ
Работник – супруг (супруга) военнослужащего, и продолжительность его ежегодного оплачиваемого отпуска меньше, чем длительность отпуска его супруга (супруги)	соответствующее количество дней	П. 11 ст. 11 Федерального закона от 27.05.1998 № 76-ФЗ

* Подразумевается рабочий год. Он составляет 12 полных месяцев и в отличие от календарного года исчисляется не с 1 января, а со дня поступления сотрудника на работу к конкретному нанимателю (см. письмо Минтруда России от 06.10.2016 № 14-2/ООГ-8948).

** В этом случае отпуск без сохранения зарплаты по письменному заявлению работника может быть присоединен к ежегодному оплачиваемому отпуску или использован отдельно полностью либо по частям. Перенесение его на следующий рабочий год не допускается.

Сотрудник вправе в любой момент прервать отпуск. Отказ нанимателя в допуске его до работы в этой ситуации неправомерен.

Не предусматривает трудовое законодательство и обстоятельств для отзыва сотрудника из отпуска без сохранения зарплаты. Работодатель может лишь попросить его раньше приступить к должностным обязанностям. Однако требовать этого он не вправе, как и вводить наказания в случае неподчинения его требованиям.

Так как отпуск без сохранения зарплаты предоставляется только по просьбе работника, фирма не может его инициировать. Согласно разъяснениям Минтруда России от 27.06.1996 № 6, «вынужденные» отпуска без сохранения зарплаты по инициативе работодателя трудовым законодательством не предусмотрены.

Документальное оформление отпуска

Сначала работнику следует подать письменное заявление с указанием вида отпуска, его причин, даты его начала и окончания, а также количества необходимых дней. Сделать это ему нужно независимо от того, чем является для нанимателя предоставление такого освобождения от труда: правом или обязанностью.

Если руководство не возражает против ухода работника то на основании его заявления издается приказ с использованием унифицированной формы № Т-6.

Работника нужно ознакомить с приказом об отпуске под расписку.

Информация об отпуске заносится в личную карточку работника: в раздел VIII на 4-й странице унифицированной формы № Т-2.

При заполнении табеля учета рабочего времени (унифицированная форма № Т-12 или № Т-13) дни отпуска без сохранения зарплаты могут отмечаться, например:

буквенным кодом «ДО» (цифровой код «16») – если предоставление отпуска является правом работодателя;
буквенным кодом «ОЗ» (цифровой код «17») – если предоставление отпуска является его обязанностью.

Эти и другие условные обозначения можно найти в бланке табеля унифицированной формы № Т-12.

Названные унифицированные формы утверждены постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 и не обязательны к применению (см. информацию Минфина России № ПЗ-10/2012).

Права работника

Во время отпуска без сохранения зарплаты за работником сохраняется место работы (должность).

В период пребывания сотрудника в отпуске не допускается его увольнение по инициативе работодателя. Исключением из этого является либо прекращение деятельности индивидуального предпринимателя (ч. 6 ст. 81 ТК РФ).

ПРИМЕР. УВОЛЬНЕНИЕ ВО ВРЕМЯ ОТПУСКА

Водитель ООО «Бета» Т. П. Сидоров взял отпуск на пять месяцев по семейным обстоятельствам без сохранения зарплаты.

Через два месяца на фирме началось сокращение штата и его должность было решено сократить (п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ).

Для уведомления Т. П. Сидорова о предстоящем сокращении руководство ООО «Бета» направило ему по почте заказное письмо с уведомлением о вручении и описью вложения (ч. 2 ст. 180 ТК РФ).

При этом фирма не вправе уволить водителя по сокращению, ведь тот находится в отпуске без сохранения зарплаты, а также отзывать его из этого отпуска для увольнения (ч. 6 ст. 81 ТК РФ).

Поэтому увольнение ООО «Бета» произведет в день выхода Т. П. Сидорова на работу из данного отпуска.

Последствия использования отпуска без сохранения зарплаты

Время предоставляемых по просьбе работника отпусков без сохранения зарплаты, не превышающее 14 календарных дней в течение рабочего года, не включается в стаж работы, дающий право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск (ст. 121 ТК РФ).

ПРИМЕР. ВЫЧИТАЕМ ИЗ СТАЖА

А. А. Иванова работает в ООО «Феникс» кассиром с 1 сентября 2016 года. По общему правилу право на использование очередного оплачиваемого отпуска за первый год трудовой деятельности возникает у нее по истечении шести месяцев непрерывной работы в данной фирме. То есть с 1 марта 2017 года.

За эти шесть месяцев сотрудница два раза брала отпуск без сохранения зарплаты по семейным обстоятельствам общей продолжительностью 24 календарных дня: с 1 по 15 ноября 2016 года (15 календарных дней) и с 23 по 31 января 2017 года (9 календарных дней).

Таким образом, продолжительность неоплачиваемого отпуска превысила 14 календарных дней.

Дата возникновения права на использование ежегодного основного оплачиваемого отпуска за первый год трудовой деятельности сдвигается у нее на эти дни превышения: 10 календарных дней (24–14) и возникает фактически не с 1, а с 11 марта 2017 года.

Время, когда сотрудник освобождался от работы без оплаты, исключается из расчетного периода при исчислении среднего заработка для всех случаев определения его размера, предусмотренных Трудовым кодексом (подп. «е» п. 5 Положения об особенностях исчисления средней зарплаты, утвержденного постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 № 922).